Nuevo Reglamento para la Autorización de Sistemas de Control de Asistencia en la Jornada Laboral

La evolución tecnológica y las transformaciones en las dinámicas laborales, han generado una creciente necesidad de establecer regulaciones más claras en relación con los sistemas de control de asistencia en los lugares de trabajo. En este contexto, el 26 de septiembre de 2023, el Ministerio de Trabajo, Empleo y Previsión Social emitió la Resolución Ministerial No. 1443/23, a través de la cual se aprueba el nuevo Reglamento para la Autorización de Sistemas de Control de Asistencia en la Jornada Laboral.

El objetivo principal de dicho Reglamento es regular el procedimiento y los requisitos para la autorización de sistemas de control de asistencia, dejando sin efecto las Resoluciones Administrativas No. 601/16 del 24 de junio de 2016 y No. 063/99 del 9 de julio de 1999, que hasta la fecha regían esta práctica.

Entre las principales novedades contempladas en este nuevo Reglamento, se destacan las siguientes:

• Sistemas de Control de Asistencia: Se mantiene la posibilidad de llevar un registro manual o electrónico, ya sea mediante libros de asistencia o control biométrico conforme a las Resoluciones Ministeriales previas. Pero, además, reconociendo la diversidad tecnológica disponible, el Reglamento autoriza el uso de tecnologías más avanzadas como el reconocimiento facial, tarjetas de accesos, passwords, tokens u otros que permitan dar certeza de la identidad de los trabajadores.

En situaciones donde el control electrónico presente dificultades de reconocimiento, se debe ofrecer una alternativa de registro. Asimismo, el empleador está obligado a mostrar el horario de trabajo, la duración del refrigerio y, si aplica, el plazo de tolerancia, para que los empleados estén plenamente informados.

• Autorización: Independientemente del sistema que elijan implementar, los empleadores deben obtener la correspondiente Resolución Administrativa de autorización para los sistemas de control de asistencia. Dicha autorización será emitida por las Jefaturas Departamentales y Regionales del Trabajo. Este proceso conlleva un costo de Bs. 498, que debe ser depositado en la cuenta bancaria designada por el Ministerio de Trabajo.

• Requisitos: Se definen criterios específicos para la autorización de sistemas de control, ya sea manual o electrónico.

En el caso de los libros de asistencia, el empleador deberá presentar los siguientes documentos:

a) Nota de solicitud dirigida al Jefe Departamental o Regional de Trabajo correspondiente;
b) Fotocopia simple del certificado de inscripción al Registro Obligatorio de Empleadores – ROE;
c) Formulario de Registro Obligatorio de Empleadores actualizado, donde se identifique la dirección del domicilio de la casa matriz o sucursal donde se hará uso del libro de asistencia;
d) Fotocopia simple del Número de Identificación Tributaria;
e) Fotocopia simple de la cédula de identidad del representante legal de la empresa;
f) Boleta original del depósito bancario a la cuenta del Ministerio de Trabajo, Empleo y Previsión Social;
g) Fotocopia simple de la Resolución Administrativa de autorización (en caso de renovación);
h) El libro de asistencia a ser aperturado, con el respectivo nombre de la empresa escrito o impreso en la tapa.

Por su parte, para tramitar la autorización de cualquier sistema electrónico permitido, se deberán remitir los siguientes requerimientos:

a) Nota de solicitud dirigida al Jefe Departamental o Regional de Trabajo correspondiente;
b) Fotocopia simple del certificado de inscripción al Registro Obligatorio de Empleadores – ROE;
c) Formulario de Registro Obligatorio de Empleadores actualizado, donde se identifique la dirección del domicilio de la casa matriz o sucursal donde se hará uso del libro de asistencia;
d) Fotocopia simple del Número de Identificación Tributaria;
e) Fotocopia simple de la cédula de identidad del representante legal de la empresa;
f) Boleta original del depósito bancario a la cuenta del Ministerio de Trabajo, Empleo y Previsión Social;
g) Fotocopia simple de la Resolución Administrativa de autorización (en caso de renovación);
h) Datos técnicos del equipo y/o sistema del software;
i) Respaldo fotográfico de la ubicación en el establecimiento laboral, marca, modelo y número de serie del equipo.

• Procedimiento: Se estipula el siguiente procedimiento para cada caso:

a) Presentar a la Jefatura Departamental o Regional correspondiente los requisitos anteriormente mencionados, según el tipo de sistema de control a ser implementado.
b) Una vez revisados los requisitos, el Inspector de trabajo otorgará una codificación al libro de asistencia. Mientras que, para el caso del sistema electrónico, levantará un informe técnico recomendando (o no) la emisión de la Resolución Administrativa de autorización.
c) En caso de otorgarse la codificación o recomendarse la aprobación, según sea el caso; el Jefe Departamental o Regional emitirá la Resolución Administrativa, que hará referencia a la codificación del libro o las características técnicas del equipo, conforme su aplicabilidad.
d) Una vez autorizada la implementación, la Jefatura Departamental o Regional notificará al empleador con la Resolución correspondiente, en sede administrativa.

• Vigencia, Renovación y Actualización: La Resolución Administrativa que autoriza libros de asistencia permanecerá vigente mientras el libro tenga hojas útiles. En el caso de sistemas electrónicos, la vigencia será de 3 años desde la emisión de la Resolución, debiendo renovarse según los requisitos y procedimientos establecidos.

En situaciones donde el empleador realice cambios en la razón social, equipo o domicilio, manteniendo una Resolución vigente, se requerirá tramitar una nueva Resolución siguiendo los pasos indicados.

Cabe mencionar que, de conformidad con el artículo CUARTO de la Resolución Ministerial No. 1443/23, el Reglamento será efectivo a partir del 26 de enero y su cumplimiento es obligatorio. Por lo que, cualquier incumplimiento total o parcial de esta norma será considerada como una violación a la ley social.

NOELIA SANJINÉS

Asociada – Moreno Baldivieso