Reglamento de notificaciones a través de medios electrónicos

Mediante Resolución Ministerial (R.M.) No. 176/24 de 16 de febrero de 2024, el Ministerio del Trabajo, Empleo y Previsión Social (M.T.E.P.S.) ha aprobado y puesto en vigencia el “REGLAMENTO DE NOTIFICACIONES A TRAVÉS DE MEDIOS ELECTRÓNICOS DEL MINISTERIO DE TRABAJO, EMPLEO Y PREVISIÓN SOCIAL”, resolución que tiene por objeto regular las notificaciones de actos administrativos y actuaciones administrativas del M.T.E.P.S. a través de medios electrónicos, garantizando que las comunicaciones electrónicas cumplan con las normas legales en vigencia, en resguardo de los derechos y garantías de los administrados.

Antes de analizar la R.M. No. 176/24, corresponde indicar que notificación proviene de la voz notificare derivada de notus “conocido” y de facere “hacer”, que en síntesis quiere decir hacer conocer. No hay acto o actuación administrativa sin que se haya notificado, considerándose la notificación parte del acto mismo.

Se establece en la R.M. que los servidores públicos están obligados a llevar un correcto uso de los medios electrónicos, para garantizar la notificación electrónica del acto o la actuación, bajo pena de generar responsabilidad conforme prevé la Ley 1178 de 20 de julio de 1990, entre otras normas.

Las unidades organizacionales del M.T.E.P.S. que procedan a utilizar medios electrónicos para realizar notificaciones de sus actos y actuaciones administrativas tienen la obligación de mantener actualizada la información (Responsable y Número de Teléfono WhatsApp) y hacer conocer la misma a la Unidad de Tecnologías de Información y Comunicaciones de la Dirección General de Planificación.

De acuerdo a la R.M. se entiende por notificación electrónica: “acto por el cual se pone en conocimiento de usuario, tercero responsable, representante legal de la empresa o establecimientos laborales del sector privado o instituciones del sector público, el contenido de cualquier actuación administrativa o acto administrativo emitido por el Ministerio de Trabajo, Empleo y Previsión Social, a través de los medios electrónicos y telemáticos establecidos en el presente Reglamento”.

Los tipos de notificación electrónica son:

• Notificación Electrónica Manual (notificación en la que el servidor público digitalizará la actuación o acto administrativo a ser notificado, procediendo al llenado manual de los datos requeridos para la constancia de notificación)
• Notificación Electrónica Automática (notificación realizada a través de la Oficina Virtual de Trámites – OVT, el Sistema de Gestión de Trámites – SGT, Plataforma de los Programas de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo – PGSST, entre otras.

El soporte físico o la constancia de envío de la notificación electrónica deberá ser adjuntada en los expedientes físicos o digitales, a efecto de sentar constancia de la diligencia de notificación.

Los medios de notificación electrónica son: correo electrónico, línea telefónica celular con la aplicación móvil de WhatsApp, siendo responsable el usuario, tercero responsable o responsable legal de la empresa, de proporcionar el medio electrónico para la realización de las notificaciones, debiendo registrar o señalar expresamente el correo electrónico o la línea telefónica celular. La confirmación del envío al usuario acreditará de manera suficiente la realización de la notificación, con plena validez para el cómputo de plazos.

Las notificaciones electrónicas se practicarán en día y horas hábiles administrativos, es decir de lunes a viernes sin incluir feriados, pudiendo habilitar días y horas hábiles extraordinarios por motivos fundamentados.

A partir del día siguiente hábil de realizada la notificación por medios electrónicos o telemáticos, se computarán los plazos.

Deberán escanearse todos los documentos que formen parte de la notificación y adjuntarse al momento de realizar la notificación por medios electrónicos o telemáticos.

Cabe mencionar que a través del Decreto Supremo (D.S.) No. 27113 de 23 de julio de 2003, reglamento a la Ley de Procedimientos Administrativos, se reguló como válida la notificación por correo electrónico siempre y cuando el administrado registre su correo de manera voluntaria.

Sin duda la implementación de las notificaciones a través de medios electrónicos se constituye en un reto importante para el M.T.E.P.S. Su practicidad no está en tela de juicio. Citando al profesor Gordillo: “El hecho de tener soporte inmaterial no les quita el carácter de actos administrativos, ni obsta a la presunción de legitimidad que les es propia. Así como una luz roja es suficiente para transmitir al conductor de un vehículo la prohibición de avanzar, así también un haz de luz o un holograma puede transmitir otro tipo de mensaje, como también lo puede hacer cualquier soporte físico capaz de contener la información digitalizada de que se trate, en tanto sea comprensible por las personas a las cuales va dirigida”

El M.T.E.P.S. además deberá implementar y permitir el uso de herramientas tecnológicas que aseguren el correcto uso de las potestades administrativas y la salvaguarda de la plena integridad de los derechos, cito como ejemplo la utilización de la firma digital a nivel de administradores y administrados, dejándose de lado la utilización del papel, fomentando mecanismos de refrenda, por los que el administrado pueda de manera virtual hacer conocer el acto al administrador y de manera fluida y objetiva el acto sea aprobado.

Hoy por hoy, las extensas filas, los excesos de formalismos superfluos, entre otros, hacen que la relación entre servidor público del M.T.E.P.S. y administrado (parte empleadora) sea tediosa y burócrata, quitando efectividad al acto administrativo.

Juan Pablo Zegada